La redarquía en la practica: el caso ASPGems

Hace unos días participé en una reunión muy especial. Nos dimos cita todo el equipo de ASPgems, una de mis iniciativas empresariales más recientes. Hicimos balance del año pasado, un año complicado y exigente, de esos que realmente ponen a prueba a cualquier organización. Charlamos, discutimos, nos reímos mucho. También planteamos los nuevos retos para 2011, y tomamos decisiones importantes.

Pero lo más interesante llegó después, cuando repasamos la primera presentación de empresa, de 2006, y comprobamos que los principios que dieron origen a la compañía apenas habían variado. Esos principios nos han servido para convertirnos en líderes en desarrollo ágil en España y, por encima de todo, nos han permitido construir una organización realmente diferente a las demás, una auténtica organización 2.0.

Ha llovido mucho, muchísimo, desde que empecé en el mundo de la empresa. Pero durante la reunión tuve la sensación de que no ha sido en vano; de que, poco a poco, las piezas van encajando en el rompecabezas. Ya he comentado alguna vez lo precarios que fueron nuestros inicios en Sun Microsystems. Era 1989. Telefónica estaba desbordada y tardaba hasta 6 meses en instalar una línea.  Por eso elegimos un piso de 100 metros cuadrados que tenía dos conexiones. Tuvimos que quitar la nevera para conectar nuestro servidor, ya que la cocina era el único lugar con potencia eléctrica suficiente.

Sun era una empresa pionera. En la España de los ochenta hacíamos reivindicaciones tan revolucionarias como la siguiente: “la red es el ordenador”. Nos miraban como si estuviésemos locos. Pero la realidad ha superado con creces a la profecía. La red es hoy mucho más que eso. La estructura de las redes globales y abiertas, que comparten en pie de igualdad, que convierten la innovación en un trabajo de todos, constituye la base de un nuevo modelo organizativo. Una nueva forma de organizarse que ha superado el tradicional “ordeno y mando” de jerarquía, y que nos permite responder, desde ya, a los complejísimos retos que la nueva era nos plantea. A este nuevo modelo lo hemos denominado redarquía.

No estoy hablando de profecías lejanas, ni de experimentos en un laboratorio. La redarquía es una realidad en ASPgems, y nos está dando excelentes resultados, tanto a nivel personal como profesional. Por eso creo que merece la pena analizar este caso práctico. Es lo que voy a intentar hacer en esta conversación.

Una empresa diferente

Fundamos ASPgems en 2006 y desde el principio tuvimos claro que, por su filosofía, iba a tratarse de una empresa diferente.

ASPgems surgió -como le gusta decir a Agustín Cuenca– de la “necesidad y la determinación”; de ese momento crucial en el que finalmente decimos: “vamos a montar una empresa”. La visión que dio origen al proyecto, fue, a grandes rasgos, la siguiente: en todos los sectores, las organizaciones van a adoptar, cada vez más, soluciones ágiles, aplicaciones online sencillas y eficaces, que permiten a las empresas sacar el máximo partido en una economía en red, cada día mas global, compleja y competitiva.

El reto era complicado, ya que la adopción de metodologías ágiles requiere un cambio de modelos mentales. Es un cuestión de cultura, y no tanto de procesos. El trabajo debe realizarse en equipo, a través de la colaboración: la innovación y el liderazgo ya no es el trabajo de un líder carismático, tal y como se asume en las organizaciones tradicionales, sino que debe ser una labor compartida por todos.

La empresa está centrada en las personas, en su talento conectado. Por eso son ellas las que eligen cómo realizar su contribución a los objetivos comunes, cuándo y desde dónde hacerlo. La transparencia y la confianza son valores básicos. Las personas no forman parte de un departamento concreto, sino que realizan su contribución organizándose según las necesidades de cada proyecto.

El trabajo se realiza en red, y cada uno de los miembros de la compañía elige el lugar desde el que prefiere realizar su contribución: Madrid, Barcelona, Zamora o desde un lugar histórico y cruce de caminos como es Logroño.

La adopción de principios y metodologías ágiles de desarrollo, basados en la premisa “menos es más”, y la adopción del software libre como principal herramienta de trabajo, también han tenido una influencia importante en la configuración de la estructura organizativa de la compañía.

Y si la empresa está centrada en las personas, los productos y servicios, todos los desarrollos, están centrados en el usuario. Siguiendo la filosofía web 2.0, el usuario es la medida de las aplicaciones. De ahí que la interacción continuada con el cliente, las pruebas en entornos reales, y el feedback auténtico, se conviertan en elementos fundamentales para avanzar y mejorar en el desarrollo de las aplicaciones.

No es de extrañar que para trabajar de esta manera la compañía replique, en buena medida, la estructura de las comunidades de desarrollo de software libre. Porque es ahí, en esas redes, donde quizá por primera vez los diferentes actores fueron capaces de contribuir de forma libre y creativa, compartiendo todo su talento para crear productos y servicios innovadores y de gran valor para los usuarios y para la misma comunidad.

En definitiva, hemos construido el modelo organizativo de ASPgems basándonos en las propiedades de las estructuras redárquicas, y los resultados han sido excelentes. Por eso quiero compartir las claves de esta experiencia con vosotros:

Colaboración

El valor que la empresa aporta a sus clientes procede de la colaboración entre todos los agentes: de la colaboración entre todos los empleados, que comparten sus conocimientos de forma libre y en pie de igualdad; y de la colaboración con los propios clientes.

La realización de un proyecto no consiste en una lucha, ni en una negociación continua en la que ambas partes se enfrentan para arrimar el ascua a su sardina. Se trata de un diálogo, lleno de interacciones, en el que entre todos vamos construyendo en iteraciones sucesivas un producto y un servicio mejor.

No hace falta decir que los clientes aprecian esta nueva forma de relación profesional. El desarrolo colaborativo fomenta el diálogo frecuente, y hace posible que  las divergencias sean negociadas, y las soluciones emerjan de forma natural del contacto directo y continuo de los clientes con nuestros equipos de desarrollo. Por ello decimos con orgullo que todos nuestros productos y soluciones han sido co-creados con nuestros clientes.

Autogestión

El trabajo se realiza en equipos pequeños y multi-disciplinares, que tienen la autoridad de tomar decisiones importantes y necesarias para crear productos de alta calidad, innovar en todo lo que hacen y gestionar sus propios procesos. La receta es bien sencilla: cada uno de los miembros de ASPgems sabe mejor que nadie cómo hacer su trabajo, elige desde dónde va a realizar su contribución, y dispone de autonomía para tomar sus propias decisiones.

Esta estructura distribuida y descentralizada no resulta en absoluto anárquica, sino todo lo contrario. Son los propios miembros de ASPgems los que, de forma voluntaria y responsable, deciden cuál es el nivel de contribución necesario. El resultado es un entorno de trabajo realmente estimulante.

El uso de herramientas de software social como Yammer hace posible que que todos los miembros estén en contacto permanente, independientemente de su localización, y les permite compartir el conocimiento. Para reforzar este intercambio continuo de información, una videoconferencia semanal de todo el grupo, y la realización de reuniones periódicas, garantizan que los objetivos son compartidos.

Transparencia

Una organización que trabaja en red sólo puede funcionar si es transparente. Cuando la información fluye de forma libre en todas las direcciones, todos los nodos permanecen conectados y contribuyen al conocimiento colectivo y a la creación de valor. En cambio, si los agentes que forman parte de la red no reciben toda la información, el sistema deja de funcionar. Los nodos se apagan, o bien comienzan a trabajar con información falsa o incompleta. Este elemento tóxico no tarda en extenderse y envenenar a la organización.

Por eso, en ASPgems la información relevante obtenida por cualquiera de los agentes es inmediatamente compartida con todos los demás. Dado que las relaciones en red se producen en pie de igualdad, no existen excepciones, más allá del respeto a la información confidencial de los clientes: los agentes que disponen de información comercial la difunden, los agentes que cuentan con información útil sobre el desarrollo de un proyecto, también lo hacen.

Las buenas -y las malas- noticias nunca se convierten en una gran sorpresa, o en una gigantesca bola de nieve, porque todos los miembros de la organización están al tanto de lo que sucede prácticamente en tiempo real. Esta es la manera de que todos los agentes cuenten con la mejor información para tomar, en cada momento, la decisión adecuada.

Las actividades colectivas -sea la “barbacoa” de los miércoles en los días veraniegos o las sesiones de expertos- las hacemos abiertas a nuestros clientes, que tienen así la oportunidad de conocer nuestras mejores prácticas, y de conocer personalmente a los ingenieros de desarrollo que trabajan en su proyecto. Compartir estos momentos sin duda fomenta la transparencia y crea valor.

Emergencia

Las soluciones que ASPgems proporciona a sus clientes no tienen su origen en una orden “emanada” de la cúpula de la organización. Tampoco estamos hablando de acciones planificadas al milímetro. Las soluciones que desarrollamos emergen de las interacciones, de los intercambios de propuestas, correcciones y mejoras que se producen entre los miembros de la organización, y entre los miembros y el cliente. Es el talento compartido, y la colaboración de todos, lo que acaba definiendo la mejor solución.

Por eso decimos que la solución no cae del cielo, sino que emerge desde abajo, fruto de un proceso de colaboración entre todos los agentes de mejora; fruto de interacciones ricas y complejas, en continua evolución para dar respuesta a una realidad compleja y cambiante. Nuestros clientes son los primeros en beneficiarse de esta forma de trabajar, puesto que hace posible salgan a la superficie las soluciones más simples y más apropiadas para sus necesidades.

Coherencia

En la mayor parte de las organizaciones tradicionales, la misión y la visión de la compañía han perdido fuerza bien porque son impuestas, o porque con el tiempo dejan de ser coherentes y como tales, no son compartidas por los empleados. En muchos casos, los principios que teóricamente guían a las organizaciones no se ajustan a la realidad. Es decir: se dice una cosa, pero las personas que conforman la organización saben que se hace otra cosa distinta.

La transparencia en todas las conversaciones que compartimos los que formamos parte de ASPgems nos permite reforzar, de forma natural, la coherencia y la continuidad de la organización. Es evidente que, de esta forma, las discrepancias surgen de manera inmediata, puesto que no todos vemos la situación de la misma forma. Pero lejos de poner en riesgo a la organización, estas discrepancias nos permiten construir una respuesta consensuada. Esta respuesta, elaborada con la contribución de todos, es la que nos permite ofrecer la mejor solución a nuestros clientes. Y sobre todo nos permite adaptarnos a los cambios del entorno manteniendo nuestra  identidad y valores vivos en la practica diaria.

Participación

Los viejos esquemas mentales, herederos del modelo industrial, sostienen que el trabajo distribuido y descentralizado puede debilitar la estrategia de la organización. Nada más lejos de la realidad. El sentido de pertenencia a una organización, y la contribución de cada miembro a los objetivos comunes, resultan mucho más fuertes cuando proceden de una decisión autónoma, y no de una orden irrevocable sujeta a un férreo control jerárquico.

En ASPgems compartimos la información, y participamos en las diferentes decisiones. Cuando una persona descubre un nuevo producto o servicio interesante, una tecnología o una forma de hacer las cosas que puede resultar relevante para la organización, la comparte con los demás. Así, mediante la participación continua de todos, es como conseguimos integrar la innovación en el funcionamiento diario de la organización.

Interdependencia

No importa la distancia física a la que se encuentren los diferentes miembros de la organización. Lo que sucede en un proyecto, o en un punto cualquiera de la organización, afecta a todos los demás. No hay proyectos ni tareas indiferentes. El trabajo de todo el mundo es relevante. Todos conocemos los retos a los que se enfrenta A en el proyecto X, ya se trate de una oferta comercial, el desarrollo de una aplicación, el diseño de un logotipo, el mantenimiento de una base de datos o la generación de unas facturas. Esta interdependencia hace que las relaciones dentro de la organización sean mucho más ricas, cercanas y productivas.

Apertura

El rol de cada una de las personas que forman ASPgems no está cerrado, sino todo lo contrario. En ASPgems somos capaces de organizarnos y reorganizarnos según el proyecto, según las exigencias del momento, según las demandas del mercado. No hay departamentos, oficinas, áreas, trámites complejos, burocracia, órdenes… Las fronteras son líquidas, la red está abierta al mundo: al mercado, a los clientes, a las cosas buenas que hace la competencia.

Adaptabilidad

La ausencia de una férrea estructura jerárquica y organizativa, y la eliminación de los trámites innecesarios -aquellos que acaban con la pasión de los empleados- nos permite adaptarnos en tiempo real a un entorno que cambia constantemente. Frente a la planificación milimétrica, las especificaciones previas, la documentación exhaustiva y las reuniones maratonianas, nosotros apostamos por ponernos manos a la obra cuanto antes. Lo importante es “hacer las cosas”, construir, probar, iterar con los clientes y usuarios.

De ésta forma vamos aprendiendo sobre la marcha, y podemos avanzar con información real, sólida, auténtica. Nada que ver con los planes de negocio concienzudos, las pruebas en laboratorio y las previsiones. Información real, relaciones reales con partners, clientes, proveedores y usuarios. Información que nos permite corregir, mejorar nuestro trabajo para avanzar en la dirección correcta.

Los proyectos que se eternizan siempre llegan al mercado demasiado tarde, cuando ya no tienen ningún sentido. El tiempo es hoy la variable clave. Por ello hemos apostado por una version propia de Scrum como metodología de desarrollo. Un entorno colaborativo, en donde las personas muestran respeto y confianza entre sí en todos los niveles. Las decisiones se toman por consenso, en vez de impuestas desde arriba, y se comparte todo el conocimiento sin miedos y de forma transparente. Esta metodología nos permite hacer de la innovación el trabajo de todos.

El principio de “menos es más” es tambien parte fundamental de nuestra cultura y nuestra pasión por la sencillez. Nos concentramos en hacer menos cosas; en hacer aquellas cosas que son esenciales; en hacerlas bien y en hacerlas rápido.

Libertad

La clave del éxito de cualquier organización, en cualquier tiempo y en cualquier ámbito, está en las personas que la componen. En ASPgems somos conscientes de ello. Cuando una persona se siente libre para elegir el lugar de trabajo y los horarios, y para tomar sus propias decisiones, es cuando puede liberar todo su talento y su pasión. Es entonces cuando su contribución resulta extraordinaria. Por eso ASPgems está centrado en las personas, porque sabemos que la contribución de las personas es la clave de nuestro éxito.

La existencia de diferentes niveles de autonomía dentro de la organización nos permite resolver las contradicciones entre las necesidades personales de creatividad y realización y las organizativas de productividad y resultados, lo que nos permite mantener una estabilidad global con un alto grado de compromiso y libertad.

Aprendizaje

En ASPgems todos sabemos que, en esta época de incertidumbre y de cambio acelerado y permanente, lo más importante no es lo que sabemos, sino lo que NO sabemos. Por eso, no nos limitamos a realizar el trabajo en el que nos sentimos más cómodos. Dedicamos tiempo y esfuerzo a ampliar nuestros conocimientos. Buscamos nuevas tecnologías, nuevos modelos de negocio, nuevas formas de hacer las cosas, y las compartimos con los demás.

Escuchamos, estamos atentos, y tratamos de aprender lo que nuestros compañeros, clientes, partners y competidores pueden enseñarnos. Esa es la actitud que nos permite crecer e innovar tanto a nivel personal como a nivel organizativo. Hemos creado una iniciativa de innovación en la que nuestros desarrolladores pueden someter sus ideas a votación entre sus compañeros. La persona que haya propuesto la idea más votada tiene la posibilidad de convertir su proyecto en realidad.

Encuesta de clima y cultura: “¡Me gusta trabajar aquí!”

Puedo insistir una y mil veces en que el ambiente de trabajo e innovación de ASPgems es extraordinario, en que no tiene nada que ver con el que normalmente impera en las empresas tradicionales. Pero soy consciente de que estas afirmaciones solo tienen valor cuando están respaldadas por la opinión de la gente que trabaja en ASPgems. Es algo que hay que medir utilizando las herramientas adecuadas, y es precisamente lo que hemos hecho.

Con el objetivo de conocer la satisfacción real de la gente, hace apenas unos días realizamos una encuesta de clima y cultura, en la que participó prácticamente el 90% del equipo. La representatividad es, por  lo tanto, máxima. Los resultados han confirmado nuestras impresiones, y se han convertido en un estímulo más para seguir apostando por la redarquía como único modelo organizativo capaz de dar respuesta a las nuevas exigencias de la sociedad y del mercado.

Estos son algunos de los resultados más destacados:

-La media de satisfacción se sitúa en un 8,33, en una escala que va del 0 al 10. En ASPgems prima el buen ambiente de trabajo y el equilibrio entre la vida personal y la profesional.

-La mejor prueba de ello es que la variable “Me gusta trabajar en ASPgems” ha obtenido una puntuación de ¡9,12!

-Las dimensiones mejor valoradas por la gente han sido el foco en las personas, con un 8,82 -no está de más recordar que para nosotros es clave poner el foco en las personas, y no en los procesos- y el trabajo en equipo, con un 8,42.

-El reconocimiento es un valor clave: la afirmación “se suele reconocer las cosas bien hechas” ha obtenido una puntuación de 8,16.

Por supuesto, sigue habiendo muchas cosas en las que podemos y debemos mejorar. Tenemos que conceder todavía más peso a la innovación, tenemos que dar visibilidad a las tareas de cada persona, y debemos seguir trabajando para que la motivación sea máxima. Pero es evidente que nuestra forma de hacer y de entender las cosas está dando unos frutos excelentes, y que los beneficiarios directos de estos frutos son tanto las personas que forman parte del equipo como los clientes, que pueden disfrutar del talento de unos grandes profesionales, creativos, motivados, e innovadores.

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